Khi đội xe ngày càng được nhân rộng, các đầu việc quản lý sẽ tốn thời gian và công sức hơn trước, ngay cả những đầu việc đơn giản nhất.
5 công cụ sau đây sẽ giúp quản lý đội xe hiệu quả hơn, Dibee mời bạn cùng tham khảo:
1. Sắp xếp tài liệu quản lý khoa học
Khi bạn sắp xếp các file quản lý và báo cáo một cách khoa học, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.
Bạn nên đánh số định danh cho phương tiện theo một quy tắc nhất quán, chẳng hạn như sử dụng 5 chữ số cuối cùng của số VIN.
Mục đích của nhà sản xuất khi làm ra số VIN là để bạn có thể nắm được mọi thông tin về phương tiện, chẳng hạn như loại phụ tùng tương thích và nhiều thông tin khác. Do đó quản lý phương tiện bằng số VIN là một cách quản lý thông minh và tiện lợi.
2. Sử dụng giấy nhớ
Nếu bạn đã quen với phương thức quản lý truyền thống, việc dán giấy nhớ dễ thấy trên bàn làm việc về vị trí hiện tại của từng phương tiện, chẳng hạn: phương tiện nào đang bảo trì, phương tiện nào đang lưu thông, v.v. cũng có thể giúp ích. Ngoài ra bạn cũng có thể ghi lại các vấn đề cần xử lý của phương tiện để tránh quên hay bỏ sót.
3. Đặt lịch nhắc nhở
Bạn hãy đặt lịch hẹn trên điện thoại hay máy tính các hạng mục quản lý phổ biến để luôn có sự chủ động trong công việc, ví dụ như lịch bảo dưỡng, hạn đăng kiểm, hạn mua bảo hiểm phương tiện, và lịch kiểm tra xe định kỳ.
Đây đều là những việc quan trọng cần xử lý đúng hạn để tránh phát sinh chi phí không lường trước cho doanh nghiệp.
4. Giao tiếp hiệu quả với tài xế
Sau khi phổ biến với tài xế về các vấn đề cần xử lý đối với phương tiện mà họ phụ trách, nhà quản lý cần đảm bảo phương thức liên lạc hiệu quả với tài xế hàng ngày để nhanh chóng được cập nhật thông tin và đưa ra phương án xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố.
5. Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý
Chuyển đổi số quy trình và cách thức quản lý là một sự đầu tư mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như cắt giảm chi phí nhân sự và thời gian cần cho các quy trình thủ công, đồng thời kiểm soát hiệu quả chi tiêu nhiên liệu.
Dibee chính là giải pháp có thể giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích trên, thông qua tích hợp đa tính năng quản lý chi phí đội xe, từ tự động hóa nhiều công việc trước đây đòi hỏi một lượng lớn nhân sự xử lý như thu thập hóa đơn và đối chiếu chứng từ, đảm bảo minh bạch trong chi tiêu thông qua giám sát theo thời gian thực, hệ thống báo cáo trực quan và tùy biến theo nhu cầu giúp doanh nghiệp có những phân tích chuyên sâu về tình hình đội xe và lên phương án cải thiện.
--------------
Dibee đã và đang giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến chi phí nhiên liệu cho hơn 200 doanh nghiệp khách hàng với quy mô đội xe đa dạng như DHL, Vietnam Post, CJ - SG Safety Vina, Green Leaf Vietnam, Bitis’, v.v.
Để tìm hiểu cách mà giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhiên liệu, đồng thời hiện đại hóa quy trình quản lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Business line: (028) 73 03 66 99
Email: sales@dibee.co
Gửi thông tin và yêu cầu của Quý Doanh nghiệp TẠI ĐÂY